КУРСОВАЯ

Докуметообеспечение на ЗАО Строительной Компании Дружба


ВУЗ - ИБиДА
Объем работы - страниц формата A4
Год защиты - 2017

Оформите предварительный заказ, чтобы узнать стоимость работы.


СОДЕРЖАНИЕ:

ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение 3
ГЛАВА:1. Закрытое Акционерное Общество «Строительная Компания «Дружба»
1.1. История создания ЗАО «Строительная Компания «Дружба» 1.2. Задачи, функции и структура компании
1.3. Организация службы документационного обеспечения управления ЗАО "Строительная Компания "Дружба"
1.4. Документы, определяющие организацию делопроизводства в Компании "Дружба"
ГЛАВА 2: Анализ системы документационного обеспечения в ЗАО "Строительная Компания "Дружба"
2.1. Организация документооборота
2.2. Порядок работы с входящими документами в Компании
2.3. Порядок работы в Компании с исходящими документами
2.3. Регистрация документов
2.4. Организация контроля исполнения документов
2.5. Составление номенклатуры дел
2.6. Формирование дел
2.7. Подготовка документов к передаче в архив
Заключение
Список используемой литературы
Приложения













Введение
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.
По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы. Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
В ходе курсовой работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Закрытого акционерного общества «Строительная Компания «Дружба».
Целью курсовой работы является анализ организационного обеспечения деятельности ЗАО «Дружба», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
ознакомление с организационной структурой Компании;
изучение функций, задач, основных видов деятельности Компании;
рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности компании;
изучение организации службы документационного обеспечения управления Компании, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;
изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;
внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.
При написании курсовой работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Комплекс федеральных нормативно – методических материалов по документационному обеспечению составляют:
1) Государственная система документационного обеспечения управления. Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
3) Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли.
Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело». Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.
Для написания данной курсовой работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:
1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации».
2. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
3. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи».
Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.


Список используемой литературы
Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. – 144 с.
Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2003. №1. с. 79-83.
Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2005. №4. С. 81-85
Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2006. №2. С. 90-101.
Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно- поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело 2006. №1. С. 86-93.
Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 2003. №3. С.23-26.
Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 2003. №1. С. 34-39.
Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2007. №1. С. 32-38
Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2003. №3. С. 19-23.
Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2005. №3.С.87-90.
Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 2004. №2. С. 45-49.
Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2007. №1. С. 36- 41.
Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2003. №1. С. 29- 32.
Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2006. №2. С. 21-25.
Веселов П.В. Вы – секретарь. М.: Изд-во стандартов, 2003. – 120 с.
Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2008. №2. С.16-20.
Делопроизводство: Справ. Пособие – 4-е изд., доп. – Омск: Фирма «ЛЕО», 2005. – 56 с.
Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2003. – 271 с.
Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 2003. №3. С. 31-34.
Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2008. №3. С. 23-26.
Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 2006. №3. С. 2 29.
Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2007. №4. С. 23-28.
Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 2008. №3, С.42-45.
Казанцев С.Ю. Новое слово в строительстве // Элитная недвижимость 2004. №3. С. 81-84.
Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2004. №1. С. 35-39.
Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2006. № 3. С. 13-19.
Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2004 - 232 с.
Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело 2006. №3. С. 23-29.
Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело 2006. №4. С. 24-29.
Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2004. №1. С. 41-46.
Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2007. №4. С. 23-28.
Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 2003. №2. С. 27-32.
Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2005. №3. С. 33-39.
Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело 2007. №1. С. 31-37.
Кузнецов С.Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело 2003. №3. С. 27-31.
Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2003. №4. С. 3-5.
Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2004. №1. С.3-5.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез» 2005 - 384 с.
Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез» 2006 - 324 с.
Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2005. №1. 3-5.
Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления //Секретарское дело 2002. №2. С. 3-6.
Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело 2003. №1. С. 3-5.
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 2003 - 137 с.
Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 56-59.
Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии). Диссертация доктора исторических наук. М., 2006 - 413 с.
Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2002. №4. С. 19-25.
Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело 2005. №1. С. 42-47.
Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Компьютерные сети передачи данных – современное средство коммуникации // Секретарское дело 2007. №2. С. 31-35.
Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 2006. №4. С. 32-36.
Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса // Делопроизводство, 2001. №2. С. 18-23.
Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело 2007. №4. С. 19-24.
Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря руководителя // Секретарское дело 2008. №2. С. 30-34.
Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 10-13.
Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) // Делопроизводство 2005. №1. С. 32-37.
Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1. С. 29-34.
Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы. М.:Проспект, 2004-80 с.
Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 2007. №2. С. 15-19.
Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД, 2001 - 73 с.
Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству: М.: Издательство ПРИОР 2003 - 188 с.
Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2005. №1. С. 18-24.
Шатина Н.В. Функции секретаря – помощника руководителя // Секретарское дело 2003. №4. С. 16-19.
Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 21-25.